Khung chính sách và bảo vệ

• Sự an toàn và phúc lợi của học viên và nhân viên luôn được đặt lên hàng đầu.
• Mọi quan ngại liên quan đến bảo vệ an toàn (safeguarding), dù liên quan đến học viên, nhân viên, tình nguyện viên hay các bên bên ngoài, đều phải được xử lý ngay lập tức.
• Mọi hành vi vi phạm trách nhiệm bảo vệ an toàn đều được xem là hành vi vi phạm nghiêm trọng.
• Mọi cá nhân đều có quyền nêu lên các quan ngại hoặc báo cáo vụ việc mà không phải lo ngại bị trả đũa hay đối xử bất lợi.

• Văn hóa An toàn: Khuyến khích sự cởi mở, tôn trọng và thái độ không khoan nhượng đối với hành vi lạm dụng, quấy rối hoặc bắt nạt.
• Đào tạo cho Nhân viên và Tình nguyện viên: Tất cả nhân viên, tình nguyện viên và cộng sự phải tham gia chương trình đào tạo định hướng về bảo vệ an toàn và các khóa đào tạo định kỳ nhằm bảo đảm hiểu rõ trách nhiệm của mình cũng như có khả năng nhận biết và ứng phó phù hợp với các quan ngại liên quan đến bảo vệ an toàn.
• Đào tạo cho Học Viên: Học viên được tham gia đào tạo về bảo vệ an toàn định kỳ sáu (06) tháng một lần, bao gồm nội dung về những vấn đề cần báo cáo, cách thức báo cáo và cách ứng phó khi gặp hoặc chứng kiến một vụ việc liên quan đến bảo vệ an toàn.
• Quy tắc Ứng xử: Các yêu cầu rõ ràng về hành vi được quy định đối với nhân viên, tình nguyện viên và học viên, với nguyên tắc không khoan nhượng đối với hành vi lạm dụng, quấy rối hoặc bóc lột.
• Thực hành Tuyển dụng An toàn: Thực hiện kiểm tra lý lịch, xác minh thông tin tham chiếu và phỏng vấn về bảo vệ an toàn đối với tất cả nhân viên và tình nguyện viên.
• An toàn Thể Chất và Kỹ thuật số: Kiểm soát quyền tiếp cận các khu vực dành cho học viên, duy trì tỷ lệ giám sát phù hợp và bảo đảm việc sử dụng các nền tảng kỹ thuật số có trách nhiệm nhằm bảo vệ học viên khỏi các nguy cơ gây hại.
• Quy trình Bảo vệ An Toàn đối với Khách đến KOTO: Tất cả khách đến làm việc hoặc tham quan từ bên ngoài, bao gồm nhà tài trợ, cơ quan truyền thông, tình nguyện viên và nhà thầu, phải hoàn thành Biểu mẫu Cam kết Tuân thủ Quy định Bảo vệ An toàn dành cho Khách đến Cơ sở trước khi được phép tiếp cận các khu vực dành cho học viên. Yêu cầu này nhằm bảo đảm mọi cá nhân có mặt tại cơ sở của KOTO đều hiểu rõ các yêu cầu về bảo vệ an toàn của tổ chức và cam kết tuân thủ các yêu cầu đó. Quy trình chi tiết được quy định trong Chính sách 103.2 – Quy trình Bảo vệ An toàn đối với Khách đến Cơ sở, được cung cấp tại quầy lễ tân và trên hệ thống quản lý chính sách của KOTO.
• Hệ thống Báo Cáo và Ứng Phó: KOTO duy trì các quy trình rõ ràng để tiếp nhận và xử lý các báo cáo liên quan đến bảo vệ an toàn. Những người được chỉ định phụ trách bảo vệ an toàn có trách nhiệm tiếp nhận thông tin, xử lý báo cáo và triển khai các hành động phù hợp.
• Giám sát, Đánh giá và Cập nhật Chính sách Định kỳ: Các chính sách và quy trình về bảo vệ an toàn được xem xét và đánh giá lại ít nhất mỗi năm một lần hoặc khi cần thiết nhằm bảo đảm phù hợp với các thay đổi về pháp luật, bối cảnh hoạt động hoặc các rủi ro mới được xác định.

1. Giữ bình tĩnh, lắng nghe và trấn an người đang nêu quan ngại hoặc báo cáo vụ việc. Nếu có nguy cơ mất an toàn, cần thực hiện các biện pháp phù hợp để bảo vệ người liên quan khỏi nguy cơ gây hại trước mắt.
2. Không tự tiến hành điều tra vụ việc và không cam kết giữ bí mật tuyệt đối đối với thông tin được cung cấp.
3. Báo cáo vụ việc trong vòng 24 giờ cho Trưởng phòng Nhân sự, Giám đốc Khối Đào tạo hoặc Người phụ trách Bảo vệ An toàn được chỉ định. Báo cáo cũng có thể được gửi qua địa chỉ email reporting@koto.com.au.
4. Các quan ngại có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở các trường hợp sau:
   • Nhân viên báo cáo về hành vi của một nhân viên khác.
   • Nhân viên báo cáo về học viên hoặc học viên báo cáo về nhân viên.
   • Học viên báo cáo về một học viên khác.
   • Cá nhân bên ngoài tổ chức báo cáo về bất kỳ cá nhân nào thuộc tổ chức.
5. Trong trường hợp không chắc chắn liệu một sự việc có cần báo cáo hay không, vẫn phải thực hiện báo cáo. Việc báo cáo để bảo đảm an toàn luôn được ưu tiên hơn việc không báo cáo.
6. Tất cả các báo cáo liên quan đến bảo vệ an toàn sẽ ngay lập tức được xử lý theo Quy trình Báo cáo và Điều tra Hành vi Vi phạm Nghiêm trọng (Gross Misconduct Reporting & Investigation Procedures).

Mọi hành vi vi phạm Chính sách này đều sẽ được xử lý theo Quy trình Điều tra Hành vi Vi phạm Nghiêm trọng, tham chiếu:

KOTO Policy GOV - 102 Gross Misconduct Flowchart.pdf / KOTO Policy GOV - 102.2 Gross Misconduct TOR Investigation Committee

Tùy theo tính chất và mức độ của vụ việc, các biện pháp xử lý có thể bao gồm:

• Nhắc nhở hoặc cảnh cáo.
• Đào tạo hoặc áp dụng các biện pháp khắc phục phù hợp.
• Hòa giải (trong trường hợp phù hợp và được các bên liên quan đồng ý).
• Đình chỉ công tác theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành.
• Chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ.
• Chuyển vụ việc đến các cơ quan chức năng có thẩm quyền để xem xét và xử lý theo quy định của pháp luật.

Phòng Nhân sự có trách nhiệm bảo đảm việc xử lý vụ việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý hiện hành, đồng thời bảo vệ người báo cáo hoặc người tố giác khỏi mọi hình thức trả đũa hoặc đối xử bất lợi.

Các biện pháp hỗ trợ phù hợp, chẳng hạn như tư vấn tâm lý, hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc các hình thức hỗ trợ khác, sẽ được xem xét và cung cấp cho những người bị ảnh hưởng khi cần thiết.

Trong một số trường hợp, vụ việc có thể phải được báo cáo cho các cơ quan chức năng, cơ quan quản lý, nhà tài trợ hoặc các bên liên quan khác theo yêu cầu của pháp luật, nghĩa vụ tài trợ hoặc quy định của tổ chức.