Department/ Bộ phận: Trainees & Alumni Services Department (TAS)/ Chăm sóc học viên & cựu học viên (TAS)

 

Reporting Structure/ Phòng ban báo cáo: Trainee & Alumni Services Manager/ Trưởng phòng TAS

 

Key Working Relations/ Quan hệ làm việc chính: 

Internal: Trainees, staff, volunteers, alumni/ Nội bộ: Học viên, nhân viên, tình nguyện viên, cựu học viên

External: Hospitality partners, sponsors, donors/ Bên ngoài: Đối tác ngành dịch vụ nhà hàng, khách sạn, nhà tài trợ  

 

Work location/Địa điểm làm việc:  Hanoi, Vietnam/ Hà Nội, Việt Nam

 

Position statement/Thông tin về vị trí:

 

The Trainee & Alumni Services Officers (TAS officer) responsible for furthering the KOTO experience for trainees during their last six months of the program and for alumni after their time at KOTO by managing the Internship and domestic job placement activities. The ultimate goal of the TAS officer is to support trainees in their transition from KOTO trainee to working professional by providing appropriate internship placements and supporting activities, and offering employment guidance or any other opportunities for alumni.

Nhân viên hỗ trợ phòng Quản lý học viên và cựu học viên (Nhân viên TAS) chịu trách nhiệm các hoạt động của học viên KOTO trong sáu tháng cuối của chương trình và cho cựu sinh viên sau thời gian học tại KOTO bằng cách quản lý các hoạt động Thực tập và hỗ trợ giới thiệu việc làm trong nước. Mục tiêu cuối cùng của nhân viên TAS là hỗ trợ các học viên trong quá trình chuyển đổi từ học viên KOTO sang môi trường làm việc chuyên nghiệp bằng cách cung cấp các vị trí thực tập phù hợp và các hoạt động hỗ trợ, và cung cấp thông tin định hướng nghề nghiệp làm hoặc bất kỳ cơ hội nào khác cho cựu sinh viên.

​

Responsibilities/Nhiệm vụ:

 

1. Trainee Internship Program/ Điều phối chương trình thực tập của KOTO

Manage the 6-month internship program of the KOTO 24-month program and 2-month internship program of the KOTO 6-month program.

Quản lý chương trình thực tập 6 tháng của cuối của KOTO trong chương trình học 2 năm và chương trình thực tập 2 tháng cuối trong chương trình học 6 tháng.

• Work independently to arrange internship placements for trainees with appropriate notice to hospitality partners.

Làm việc độc lập để thông báo và sắp xếp chương trình thực tập phù hợp cho học viên với các đối tác ngành.

• Maintain regular contact with established hospitality partners who host trainees for Internship and employ KOTO alumni.

Duy trì mối quan hệ thường xuyên với các đối tác những nơi mà tạo điều kiện cho học viên thực tập hoặc đang nhận cựu học viên làm việc.

• Ensure that MOUs are up to date and enforced when trainees are placed for internships.

Đảm bảo các thỏa thuận hợp tác được cập nhật và thực hiện đúng trong thời gian tiếp nhận thực tập.

• Prepare trainees orientation for Internship by setting expectations, and assisting them with the application and interview process.

Chuẩn bị cho học viên trước kỳ thực tập với những buổi định hướng, hướng dẫn chuẩn bị làm CV, đơn ứng tuyển và quy trình phỏng vấn.

• Conduct weekly reviews with the Internship trainees to get feedback and offer advice.

Thực hiện các đợt kiểm tra, đánh giá thực tập với học viên để có nhận xét và gợi ý hướng dẫn.

• Lead trainees in completing additional internship-related assignments.

Hướng dẫn học viên hoàn thành các bài tập/dự án liên quan đến thực tập.

• Attend site visits to review trainee progress with hotel staff and the trainee. 

Tổ chức các buổi đến thăm học viên tại khách sạn/nhà hàng nơi học viên đang thực tập.

• Prepare Internship report for sponsors (See number 5).

Chuẩn bị báo cáo cho nhà tài trợ (Xem điều 5).

• Update and report all estimated Internship allowances paid by hospitality partners for every placement.

Cập nhật và báo cáo tất cả các khoản trợ cấp thực tập được trả bởi các đối tác cho tất cả các đợt thực tập.

• Report any changes in allowance and the redistribution of these payments to trainees.

Báo bất cứ thay đổi nào trong các khoản hỗ trợ và chi trả lại cho học viên.

• Arrange outside for guest speakers to address KOTO trainees during their Internship period.

Sắp xếp mời các khách mời để đến chia sẻ kinh nghiệm cho học viên trong thời gian thực tập.

• Communicate openly with the Training department and the other departments during the transition into the Internship period.

Giao tiếp cởi mở với phòng đào tạo và các phòng khác trong thời gian chuyển giao sống thực tập.

 

2. Job Placement Management/  Quản lý chương trình hỗ trợ việc làm

• Communicate with trainees in their last six months, the requirements for first-year job placements and oversee the signing of alumni agreements.

Kết nối với học viên trong 6 tháng cuối, định hướng cho công việc đầu tiên và giám sát việc ký thỏa thuận làm việc của học viên tốt nghiệp.

• Ensure that 100% of new graduates are placed in jobs for their first year after finishing the 24-month program and 6-month program.

Đảm bảo tỷ lệ có việc của các bạn sau khi tốt nghiệp là 100% trong năm đầu tiên.

• Follow up with alumni in their first year to ensure they meet the requirements to get their certificate after their first year of employment.

Theo dõi hỗ trợ các bạn cựu học viên trong năm đầu tiên để đảm bảo các bạn thực hiện đúng cam kết tốt nghiệp trong năm đầu tiên có việc.

• Share job vacancies and employment opportunities with KOTO trainees during their internship period.

Kết nối và thông báo cho học viên KOTO các cơ hội nghề nghiệp trong quá trình các bạn đi thực tập hay tìm việc.

• Provide feedback on interview and CVs as directed by the Training Department and when requested by trainees.

Cung cấp nhận xét, đánh giá về các đợt phỏng vấn và CV như hướng dẫn của phòng Đào tạo và khi học viên nhờ hỗ trợ.

• Manage domestic job vacancies sent to KOTO and share them with alumni, keeping an up to date record of the postings and vacancies filled by alumni.

Quản lý các yêu cầu tuyển dụng do đối tác gửi cho KOTO và chia sẻ thông tin với cộng đồng cựu học viên, cập nhật các vị trí tuyển dụng được cựu học viên KOTO.

 

3. Alumni Engagement/ Hỗ trợ phát triển cộng đồng Cựu học viên KOTO

• Support, engage and create mutually beneficial relationships within the alumni network.

Hỗ trợ và tham gia tạo dựng các mối quan hệ có lợi đôi bên với cộng đồng cựu học viên.

• Provide general support to alumni as require. E.g share job opportunities, assist with CVs and application form filling, refer professional services.

Hỗ trợ chung cho các vấn đề của cựu học viên. Ví dụ: chia sẻ cơ hội nghề nghiệp, giúp hoàn thiện CV và đơn xin việc, hỗ trợ tìm việc.

• Contribute to the KOTO alumni Association FB group (KAA), ensure regular communication from KOTO and appropriate posting by group members.

Tham gia vào trang facebook của Hội Đồng Cựu Học Viên (KAA), đảm bảo duy trì sự giao tiếp từ KOTO và những bài đăng liên quan trong cộng đồng.

• Be actively involved in KAA through either a member of KAA board of committee.

Chủ động tham gia vào trang KAA như 1 thành viên của hội đồng cựu học viên.

• Keep strong relationship within the alumni community to identify needs and opportunities.

Duy trì sự kết nối với cộng đồng cựu học viên để xác định được những nhu cầu của cựu học viên và cơ hội dành cho các bạn.

• Actively work to engage alumni in KOTO activities.

Chủ động kết nối sự tham gia của cựu học viên trong các hoạt động của KOTO.

• Work with the alumni Development coordinator and TAS Manager to support on coordinating upcoming alumni activities and workshops.

Làm việc với nhân viên phát triển mạng lưới Cựu học viên và Quản lý phòng TAS để có sự hỗ trợ trong việc điều phối tổ chức các hoạt động, hội thảo dành cho cựu học viên theo kế hoạch.

 

  4.    Hospitality partnership and database management/ Hỗ trợ kết nối và quản lý mạng lưới đối tác

• Seek and maintain effective relationships within the hospitality industry with the objective of gaining support for the KOTO program, creating opportunities for trainees and alumni and maintaining and enhancing the reputation of KOTO as Vietnam’s leading hospitality Training organisation.

Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ hiệu quả với các đối tác ngành với mục đích tìm kiếm sự hỗ trợ cho chương trình KOTO, phát triển các cơ hội cho học viên và cựu học viên và duy trì, nâng cao hình ảnh của KOTO như 1 tổ chức đào tạo nghề nhân đạo hàng đầu của Việt Nam.

• Keep contacts as up to date.

Cập nhật các liên hệ của đối tác.

• Set up communication channels to build relationships.

Tổ chức các kênh giao tiếp để xây dựng các mối quan hệ với đối tác.

• With the approval of the Trainee & Alumni Services Manager, seek new partnerships where applicable.

Chủ động tìm kiếm cơ hội liên kết với các đối tác mới dưới sự chấp thuận của Quản lý phòng.

• Coordinate with partners to invite guest speakers to visit the training center and speak with trainees.

Điều phối với các đối tác để mời khách mời về Trung tâm giao lưu và truyền tải kinh nghiệm cho học viên.

• Coordinate & organise 2 industry partner appreciation nights in 1 year.

Tổ chức và điều phối 2 buổi cảm ơn/gặp gỡ với các đối tác hàng năm.

 

  5.    Trainee sponsorship reports/ Báo cáo nhà tài trợ

Complete various bi-annual reports about trainees for sponsors as directed by the MPE.

Báo cáo nhà tài trợ: Hoàn thành các báo cáo về học viên cho nhà tài trợ theo hướng dẫn của MPE 2 lần/năm

• Liaise with staff of TAS and Training department to gather relevant feedback and information.

Kết hợp với các nhân viên của TAS và Đạo tạo để lấy ý kiến nhận xét và các thông tin liên quan.

• Complete and submit all sponsorship reports of different classes in time which are red/yellow/ orange/green reports and trainee profiles.

Hoàn thiện và nộp tất cả các báo cáo nhà tài trợ cho từng lớp đúng thời hạn như báo cáo Đỏ/Vàng/Da Cam/ Xanh và bản khảo sát học viên mới.

 

6.    Other/ Nhiệm vụ khác

 

• Complete administrative work as directed by the Trainee & Alumni Services Manager.

Hoàn thành các công việc hành chính theo sự hướng dẫn của người Quản lý phòng học viên và cựu học viên.

• Report on tasks, projects, and any difficulties at weekly department meeting.

Báo cáo về nhiệm vụ, dự án và bất kỳ khó khăn nào tại cuộc họp của bộ phận hàng tuần.

• Communicate openly with other members of the department.

Giao tiếp cởi mở với các thành viên trong phòng.

• Enforce KOTO rules regarding trainee behavior and conduct.

Thực thi các quy định của KOTO liên quan đến hành vi và đạo đức của học viên.

• Uphold the values of KOTO.

Mở rộng các giá trị của KOTO.

​​

​​

Qualifications / Experience/ Bằng cấp, kinh nghiệm

 

• Experience in hospitality in anyway/ Có kinh nghiệm trong môi trường dịch vụ nhà hàng khách sạn.

 

Well-developed technical skills in the following areas/Kỹ năng cá nhân cần có:

• Ability to work independently/Khả năng làm việc độc lập. 

• Planning, organising and prioritising/ Lên kế hoạch, tổ chức và ưu tiên công việc  .

• Communication skills/ Kỹ năng giao tiếp.

• Knowledge of Vietnamese hospitality industry/ Hiểu biết về ngành dịch vụ và khách sạn Việt Nam.

• Problem solving/ Kỹ năng giải quyết vấn đề.

• English skills/ Sử dụng được Tiếng Anh.

• Computer skills/ Kỹ năng máy tính.

 

 

Personal attributes:

• High level of motivation/ Có động lực.

• Flexible and responsive/ Linh hoạt và thích nghi.

• Detail oriented/ Có định hướng cụ thể.

• Cross cultural understanding/ Hiểu biết văn hóa đa dạng.

• Ability to self motivate and work independently/ Có khả năng làm việc độc lập và chủ động.

• Positive attitude and enthusiasm and belief in the KOTO mission/Thái độ tích cực, nhiệt tình và tin vào sứ mệnh của KOTO.

 

Deadline/Hạn chót nộp hồ sơ: Until the position has been filled

 

 

Our contact details/ thông tin liên lạc:
Human resource Department of KOTO - Vietnam
Address/Địa chỉ: KOTO Training center/ TT đào tạo KOTO - 11/670 Hà Huy Tập, Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội.