Department/ Bộ phận: Trainees & Alumni Services Department/ Chăm sóc học viên & cựu học viên

 

Work location/Địa điểm làm việc:  Hanoi, Vietnam/ Hà Nội, Việt Nam

 

Position statement/Thông tin về vị trí:

 

The Trainee & Alumni Services Resource Center and Trainee Recruitment Coordinator (TAS Resource Center and Recruitment Coordinator) is responsible for managing the KOTO Resource Center, support for recruitment and internal events for KOTO trainees. The role of the TAS Resource Center and Recruitment Coordinator is to create a positive and inspiring atmosphere for trainees inside of the resource center by providing engaging event and increase opportunities for intaking more new trainees. 

Điều phối viên thư viện và tuyển sinh (Nhân viên TAS phụ trách điều phối thư viện và hỗ trợ tuyển sinh) chịu trách nhiệm quản lý Thư viện KOTO, hỗ trợ tuyển sinh và các sự kiện nội bộ cho các học viên KOTO. Vai trò của Điều phối viên thư viện và tuyển sinh là tạo ra một bầu không khí tích cực và truyền cảm hứng cho các học viên bên trong Thư viện bằng cách tổ chức các sự kiện giao lưu và tăng cơ hội để tuyển thêm nhiều học viên mới.

​

Responsibilities/Nhiệm vụ:

 

1. Manage the Resource Center/  Quản lý thư viện

• Open and close from :8.30 am to 4:30 pm from Monday to Friday.

Mở cửa và đóng cửa 8h30 - 16h30 từ thứ 2 đến thứ 6.

• Maintain a productive atmosphere for trainees during the class or recreational time by implementing rules & regulations of the resource center.

Duy trì không gian tích cực cho các học viên trong giờ học hoặc giải trí bằng cách thực hiện các quy tắc và quy định của Thư viện.

• Work with the TAS Housemother and Trainee wellbeing & Recreational Activity Officer to ensure activities in the Resource Center take place and that rules are enforced.

Làm việc với Mẹ nuôi và Nhân viên Hỗ trợ đời sống của TAS để đảm bảo các hoạt động trong Thư viện được diễn ra và các quy định được thực thi.

• Build and encourage trainees to participate in in-door activities or games which provide an active and dynamic environment.

Xây dựng và khuyến khích các học viên tham gia vào các hoạt động hoặc trò chơi trong nhà để mang đến một môi trường tích cực và năng động.

• Regularly update and report usage status of all equipment/ materials of the Resource Centre (computers, desks, cushions, books, magazines, decoration things…).

Thường xuyên cập nhật và báo cáo tình trạng sử dụng của tất cả các thiết bị / tài liệu của Thư viện (máy tính, bàn, đệm, sách, tạp chí, đồ trang trí…).

• Keep the Resource Center tidy and ensure IT and Logistics issues are handled in a timely manner with prompt fraction report (if any).

Giữ Thư viện gọn gàng và đảm bảo các vấn đề về kỹ thuật được xử lý kịp thời với báo cáo về hỏng hóc kịp thời (nếu có).

• Look for the new sponsorship from different resources to upgrade and equip more library facilities. 

Tìm kiếm tài trợ mới từ các nguồn khác nhau để nâng cấp và trang bị thêm cơ sở vật chất trong thư viện.

​

  2. Trainee Activities and Events/  Sự kiện và hoạt động học viên

• Provide various activities for trainees in the resource center.

Cung cấp các hoạt động khác nhau cho học viên trong Thư viện.

• Organize and manage trainee events including but not limited to: Mid-Autumn Festival, Teacher's Day, Christmas Day, Dream Bottle, Winter Appeal, Tet celebrations and Women's Day....

Tổ chức và quản lý các sự kiện học viên bao gồm nhưng không giới hạn như: Tết Trung thu, Ngày nhà giáo, Ngày Giáng sinh, Lễ mơ ước, Áo ấm mùa đông, Tết và Ngày Phụ nữ....

• Work closely with the TAS officer to gain support when planning events..

Phối hợp chặt chẽ với nhân viên TAS để được hỗ trợ khi lên kế hoạch cho các sự kiện.

​ ​

  3. Trainee Recruitment Support/  Hỗ trợ tuyển sinh

• Organise and store trainee profiles and provide trainee background information if needed.

Tổ chức và lưu trữ hồ sơ học viên và cung cấp thông tin lý lịch học viên tập nếu cần.

• Input applicant database and update it periodically during the recruitment process.

Nhập cơ sở dữ liệu ứng viên và cập nhật định kỳ trong quá trình tuyển sinh.

• Support on delivering recruitment information to internal and external parties when needed.

Hỗ trợ cung cấp thông tin tuyển sinh cho nội bộ nhân viên và đối tác bên ngoài khi cần.

• Work closely with the recruitment officer to organise Recruitment Committee while the Recruitment officer goes away for home visit or absent from the Centre.

Phối hợp chặt chẽ với nhân viên tuyển sinh để điều phối Ban tuyển sinh trong khi nhân viên tuyển sinh đi thăm nhà học viên hoặc không có mặt tại trường.

 

  4.    Other/ Khác

• Complete administrative works as directed by the Trainee & Alumni Services Manager.

Hoàn thành các công việc hành chính theo sự hướng dẫn của người Quản lý phòng học viên và cựu học viên.

• Report on tasks, projects, and any difficulties at weekly department meeting.

Báo cáo về nhiệm vụ, dự án và bất kỳ khó khăn nào tại cuộc họp của bộ phận hàng tuần.

• Communicate openly with other members of the department.

Giao tiếp cởi mở với các thành viên trong phòng.

• Enforce KOTO rules regarding trainee behavior and conduct

Thực thi các quy định của KOTO liên quan đến hành vi và đạo đức của học viên.

• Uphold the values of KOTO.

Mở rộng các giá trị của KOTO.

​​

Qualifications / Experience/ Bằng cấp, kinh nghiệm

 

• Relevant training or library qualifications/ Bằng cấp liên quan đến thư viện hoặc đào tạo.

• Experience in education, youth activities, or libraries/ Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục, hoạt động với thanh thiếu niên hoặc thư viện.

• Interest in learning new skills/ Thích học hỏi những kỹ năng mới.

• Ability to manage adolescents / Khả năng quản lý thanh thiếu niên.

 

Well-developed technical skills in the following areas/Kỹ năng cá nhân cần có:

• Communication/ Giao tiếp.

• Activity planning and management/ Quản lý và lập kế hoạch hoạt động.

• Strong networking skills/ Kỹ năng mạng lưới làm việc tốt.

• Planning, organising and prioritising/ Kỹ năng lên kế hoạch, tổ chức và sắp xếp mức độ ưu tiên.

• Problem solving and initiative/ Kỹ năng giải quyết vấn đề và sáng tạo.

• English language/ Tiếng Anh.

• Computer skills/ Kỹ năng máy tính.

 

 

Personal attributes:

• High level of motivation/ Có động lực.

• Flexible and responsive/ Linh hoạt và thích nghi.

• Detail oriented/ Có định hướng cụ thể.

• Cross cultural understanding/ Hiểu biết văn hóa đa dạng.

• Creative and interested in learning/ Sáng tạo và tiếp thu học hỏi.

• Ability to self motivate and work independently/ Có khả năng làm việc độc lập và chủ động.

• Positive attitude and enthusiasm and belief in the KOTO mission/Thái độ tích cực, nhiệt tình và tin vào sứ mệnh của KOTO.

 

Deadline/Hạn chót nộp hồ sơ: Until the position has been filled

 

 

Our contact details/ thông tin liên lạc:
Human resource Department of KOTO - Vietnam
Address/Địa chỉ: KOTO Training center/ TT đào tạo KOTO - 11/670 Hà Huy Tập, Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội.